Doküman Yönetimi

Doküman Yönetimi Ne İşe Yarar?

Doküman Yönetimi sistemi en kısa ifade ile DYS kısaltması ile anılan açılımdır. Doküman yönetimi nedir ve neye yarar? DYS, çalıştığınız sahadaki sayısal bilgi/ belge ve dokümanların organizasyonu ve yönetimini için geliştirilmiştir. Sizlerde evraklarınıza yerinde ve zamanında ulaşarak kar marjınızı arttırmak istiyorsanız Doküman Yönetimi konusunda https://www.g-gsoft.com.tr/tr/dokuman-yonetimi/ online sayfalarından yardım alabilirsiniz. Geri dönüşlerle tekrar tekrar ihtiyaç duyulan ve sık sık kullanılan evrakların taranıp indekslenebilmesini ve bu belgelere hızlı ulaşabilmenizi sağlar. Kısacası DYS - doküman yönetimi sistemini kullanarak gelen - giden evrak yönetiminizi kolaylıkla yapabilirsiniz. DYS Doküman Yönetimi, Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak da anılan ve iç içe geçmiş birbirine bağımlı uygulamalardır.

Doküman Yönetimini Kimler Kullanılıyor?

Doküman yönetiminin fonksiyonelliği kâğıt evrakların farklı tarama yöntemleriyle sayısallaştırılmasına ve elektronik ortama alınarak saklanmasına verilen addır. Bu sayede elektronik ortamda yasal saklama süreci başlar ve internetten kurum personellerine (yetkisi olan kullanıcılar) araştırma yapma açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama yetkisi verilir. Doküman Yönetimi son yıllarda, orta ve büyük ölçekli firmaların tümünün kullandığı büyük bir ihtiyaca dönüşmüştür. Bu sayede yüksek maliyetler minimum seviyelere indirgendiği gibi kurumlar yer kaplayan arşiv angaryasından kurtularak zamandan da tasarruf etmektedir. Yapılan bir araştırmaya göre şirket bilgileri %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutulmaktadır. Fakat araştırmalarda belgelerin yaklaşık %25’inin yanlış yerlerde tutulduğu saptanmıştır. Ayrıca çalışanlar zamanlarının %60’ını doküman arayarak geçirmektedir. Sonuçta bu zaman kaybından dolayı şirket gelirleri %15 düşmektedir.